Politique de confidentialité

Données de compte et de facturation

• Identité du contact (nom, prénom, fonction), adresse e-mail, téléphone.
• Informations de l’entreprise (raison sociale, adresse, N° de TVA / d’entreprise).
• Données de paiement et d’abonnement (traitées par Stripe ; nous ne stockons pas le numéro de carte).

Données métier saisies par le Client

• Clients, fournisseurs, produits, devis, factures, paiements, chantiers.
• Données de personnel et de temps de travail (pointage, registre), pouvant inclure le numéro de registre national (NISS), traité de manière chiffrée et réservé aux obligations sociales (ONSS / registre du temps de travail).

Catégories particulières (données de santé)

• Lorsque le Client enregistre une absence pour maladie ou accident du travail, le Service traite le motif de l’absence et, le cas échéant, le certificat médical déposé. Ces données relèvent de l’article 9 du RGPD.
• Elles sont traitées pour le compte du Client, sur la base des obligations qui lui incombent en droit du travail et de la sécurité sociale (article 9.2.b du RGPD). Leur accès est restreint dans le Service et elles ne sont jamais transmises à l’assistant IA.

Données de localisation

• Lorsque le pointage géolocalisé est activé par le Client, la position du travailleur est enregistrée au moment du pointage, ainsi que le rayon du chantier.
• Il appartient au Client, en sa qualité d’employeur, d’informer préalablement son personnel et de respecter la réglementation applicable à la surveillance sur le lieu de travail. Nous mettons un modèle d’information à sa disposition.

Images et contenus libres

• Photos de chantier, rapports terrain, signatures manuscrites, notes, commentaires et messages de support saisis par le Client ou ses collaborateurs.
• Ces champs sont libres : leur contenu dépend entièrement de ce que le Client y inscrit. Nous recommandons de n’y faire figurer aucune donnée sensible.

Données techniques

• Journaux de connexion, adresse IP, type de navigateur, horodatages, à des fins de sécurité et de bon fonctionnement.
• Journal d’audit des accès et des modifications, conservé pour répondre à l’obligation de responsabilité.

• Fourniture et exécution du Service, gestion du compte et de l’abonnement, exécution du contrat.
• Facturation, comptabilité et obligations légales, obligation légale.
• Sécurité, prévention de la fraude, amélioration du Service, intérêt légitime.
• Communications relatives au service (activation, support, alertes, relances de paiement), exécution du contrat / intérêt légitime.
• Communications commerciales éventuelles, consentement, avec possibilité de retrait à tout moment.

Toujours actifs

• Hébergement : Hostinger International Ltd, serveur situé en France.
• Paiement de l’abonnement : Stripe.
• Envoi d’e-mails et de SMS : Brevo.
• Facturation électronique : Let’s Peppol, pour la transmission et la réception via le réseau Peppol.
• Noms de domaine et DNS : OVH SAS, sans transmission de données personnelles.

Activés uniquement si le Client choisit l’option

• Assistant IA distant : Google Ireland Ltd. Désactivé par défaut. Le Client peut lui préférer le moteur local, auquel cas aucune donnée ne sort du serveur. Voir la section « Assistant IA » ci-dessous.
• Agrégation bancaire : Ibanity (Isabel Group NV), Belgique.
• Paiement en ligne des factures du Client : Mollie B.V., Pays-Bas.
• Relevé des avis publics Google : Apify Technologies s.r.o., Tchéquie.
• Synchronisation d’agenda : Google Ireland Ltd, pour le seul utilisateur qui l’autorise.
• Boutique en ligne : la boutique WooCommerce du Client, hébergée par lui ou son propre prestataire.

• Données de compte : pendant la durée de l’abonnement, puis suppression ou anonymisation dans les 90 jours suivant la résiliation.
• Données comptables et de facturation (devis, factures, pièces d’achat, paiements) : 10 ans, conformément aux obligations légales belges.
• Registre du temps de travail et pointages : 5 ans, durée prévue par la réglementation sociale.
• Certificats médicaux : 12 mois après la fin de l’absence, puis suppression.
• Données de localisation des pointages : 12 mois.
• Prospects n’ayant donné lieu à aucun devis : 3 ans à compter du dernier contact.
• Journaux techniques et journal d’audit : 12 mois.
• En fin de contrat, le Client peut exporter ses données avant leur suppression.

Ce que l’assistant ne fait jamais

• Il ne prend aucune décision et n’exécute aucune action : il propose un texte ou une explication, que vous relisez et validez.
• Il ne classe pas la liste « À faire » : la priorisation est calculée par des règles déterministes, sans intelligence artificielle.
• Il n’évalue aucune personne et ne participe à aucune décision relative au personnel.
• Il ne reçoit ni numéro de registre national, ni certificat médical, ni motif d’absence, ni donnée bancaire.

Deux moteurs au choix

• Moteur distant : la demande est transmise à Google Ireland Ltd. Les données transmises ne servent pas à entraîner des modèles et ne sont pas conservées durablement.
• Moteur local : la rédaction est effectuée sur le serveur qui héberge déjà vos données. Aucune donnée ne sort. Ce mode est recommandé si vous souhaitez exclure tout transfert.