Conditions Générales de Vente

Les présentes Conditions Générales de Vente (« CGV ») régissent la souscription et l’utilisation du logiciel de gestion « Batilote » (le « Service »), édité et exploité en mode SaaS (logiciel en ligne) par WAPIX SRL, société de droit belge, N° d’entreprise BE 0832.209.916 (« WAPIX », « nous »).

Elles s’appliquent à toute personne morale ou indépendant professionnel qui souscrit au Service (le « Client »). Le Service est destiné exclusivement à un usage professionnel (B2B). En souscrivant, le Client reconnaît avoir pris connaissance des CGV et les accepter sans réserve.

Les présentes CGV prévalent sur toute condition d’achat du Client, sauf accord écrit contraire de WAPIX.

La souscription s’effectue en ligne via le tunnel de paiement sécurisé. À la confirmation du paiement, WAPIX crée automatiquement l’instance du Client et lui adresse un courriel d’activation permettant de définir son mot de passe.

Le Client est responsable de l’exactitude des informations communiquées, de la confidentialité de ses identifiants et de toute activité réalisée depuis son Compte.

Le Service comprend notamment : devis et factures conformes à la réglementation belge, gestion des chantiers et du planning, pointage et registre du temps de travail, stock et bons de commande, trésorerie et rapprochement bancaire, ainsi que la facturation électronique Peppol (BIS 3.0), fournie via le réseau Let’s Peppol.

Le Service est fourni « en l’état » et « selon disponibilité ». WAPIX est tenue à une simple obligation de moyens quant à sa disponibilité et ne garantit ni un fonctionnement ininterrompu, ni l’absence d’erreurs, ni un quelconque niveau de service (aucun SLA n’est garanti, sauf accord écrit distinct). Le Service peut être interrompu, suspendu ou ralenti, notamment pour maintenance, mise à jour, raison de sécurité ou en cas d’événement échappant au contrôle raisonnable de WAPIX (voir « Force majeure »), sans que ces interruptions n’ouvrent droit à une quelconque indemnité. WAPIX informe le Client des maintenances planifiées dans la mesure du possible.

WAPIX peut faire évoluer les fonctionnalités du Service afin de l’améliorer ou de l’adapter aux évolutions légales et techniques.

L’Abonnement est souscrit pour une période mensuelle ou annuelle, selon l’offre choisie, et se renouvelle automatiquement par tacite reconduction pour des périodes identiques.

Abonnement mensuel : il est sans engagement. Le Client peut résilier à tout moment depuis son espace ou par demande écrite ; la résiliation prend effet à la fin du mois en cours, sans remboursement de la période entamée.

Abonnement annuel : il est conclu pour une durée ferme de douze (12) mois, en contrepartie de la remise consentie par rapport au tarif mensuel. Il se renouvelle par tacite reconduction pour des périodes de douze (12) mois, sauf résiliation notifiée par écrit (courriel avec accusé de réception ou courrier recommandé) au plus tard trois (3) mois avant l’échéance de la période en cours.

Résiliation anticipée d’un Abonnement annuel : en cas de résiliation par le Client avant le terme de la période de douze (12) mois en cours, en dehors d’un manquement de WAPIX, une indemnité égale à cinquante pour cent (50 %) des redevances restant à courir jusqu’au terme de cette période est due. Cette indemnité est une évaluation forfaitaire du préjudice de WAPIX, tenant compte des coûts déjà engagés et de la remise annuelle consentie ; elle ne se cumule pas avec les redevances correspondantes, qui cessent d’être dues.

Le Client peut à tout moment passer d’une formule mensuelle à une formule annuelle. Le passage d’une formule annuelle à une formule mensuelle, ou la réduction de la formule souscrite, prend effet au terme de la période annuelle en cours et suit le préavis de trois (3) mois prévu ci-dessus.

WAPIX peut suspendre ou résilier l’Abonnement en cas de manquement grave du Client (notamment défaut de paiement ou usage non conforme), après mise en demeure restée sans effet, le cas échéant.

Les tarifs en vigueur figurent sur la page d’offre. Ils s’entendent HORS TVA ; la TVA est appliquée selon le pays et le statut du Client : TVA belge (21 %) pour un Client belge, autoliquidation pour un assujetti établi dans un autre État membre et disposant d’un numéro de TVA intracommunautaire valide, hors champ pour un Client établi hors de l’Union européenne.

Offre fondateur : les Clients bénéficiant de l’offre de lancement conservent le tarif consenti à la souscription pour la durée de leur Abonnement, tant que celui-ci demeure ininterrompu. Cette garantie ne couvre PAS la répercussion des hausses de coûts d’hébergement et d’infrastructure, qui peut être appliquée à tous les Clients dans les conditions de révision prévues ci-dessous. Un changement de formule ou une interruption de l’Abonnement met fin au bénéfice de cette garantie.

Assistant IA : l’assistant est inclus sans supplément pendant les douze (12) premiers mois de l’Abonnement. À l’issue de cette période, WAPIX se réserve le droit de le proposer en option payante, moyennant le préavis de trente (30) jours prévu ci-dessous. Le Service demeure pleinement utilisable sans l’assistant.

La prestation de Setup et de migration des données est tarifée 599 € HT. Elle est offerte pour toute souscription intervenant jusqu’au 31 décembre 2026 inclus. Au-delà, elle pourra être facturée selon le tarif en vigueur.

WAPIX se réserve le droit de réviser ses tarifs ; toute modification est notifiée au Client au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur et s’applique au renouvellement suivant. Le Client qui n’accepte pas le nouveau tarif peut résilier avant son entrée en vigueur.

Le paiement s’effectue par carte ou prélèvement via le prestataire de paiement Stripe. L’Abonnement est payable d’avance, à chaque échéance.

En cas d’échec de paiement, le Client reçoit des rappels automatiques (par exemple 10 jours, 3 jours, 1 jour et 3 heures avant l’échéance ou la suspension). À défaut de régularisation, l’accès au Service peut être suspendu, puis l’Abonnement résilié.

Toute facture non contestée par écrit et de façon motivée dans les trente (30) jours de son émission est réputée définitivement acceptée par le Client.

Conformément au droit belge, tout montant impayé à l’échéance peut donner lieu, de plein droit et sans mise en demeure, à des intérêts de retard au taux légal applicable aux transactions commerciales, ainsi qu’à une indemnité forfaitaire de dix pour cent (10 %) du montant impayé avec un minimum de cent (100) euros, destinée à couvrir les frais de recouvrement, sans préjudice des indemnités légales.

Dans le cadre du Setup, WAPIX importe les données fournies par le Client (clients, produits, fournisseurs, historique de devis/factures) depuis son ancien logiciel ou un fichier (ex. Excel). Le Client garantit disposer des droits sur ces données et en assure l’exactitude.

La qualité de la migration dépend de la qualité et de la complétude des fichiers transmis par le Client. Certaines données peuvent ne pas être reprises lorsqu’elles sont absentes ou inexploitables dans la source.

WAPIX s’engage à fournir le Service avec diligence, à en assurer la maintenance corrective et évolutive, et à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour la sécurité des Données Client.

WAPIX réalise des sauvegardes régulières du Service. Ces sauvegardes ne dispensent pas le Client de la prudence dans l’usage de ses données.

Le Client s’engage à utiliser le Service conformément à sa destination, aux présentes CGV et à la réglementation applicable (notamment en matière fiscale, sociale et de protection des données).

Le Client est seul responsable de la licéité, de l’exactitude et de la mise à jour des Données Client, ainsi que du respect de ses obligations légales (TVA, ONSS, facturation, etc.). Le Service est un outil ; il ne se substitue pas aux conseils d’un comptable ou d’un expert.

Le Client, en sa qualité d’employeur et de responsable du traitement, s’engage à informer son personnel des traitements mis en œuvre au moyen du Service, notamment du pointage, du registre du temps de travail et, s’il l’active, de la géolocalisation au pointage. WAPIX met un modèle d’information à sa disposition. Le Client fait son affaire des formalités de concertation sociale qui lui incombent.

Le Service comporte des champs de saisie libre (notes, commentaires, rapports, messages de support). Le Client est seul responsable de ce qu’il y inscrit et s’engage à n’y faire figurer aucune donnée sensible qui ne serait pas strictement nécessaire, en particulier aucune donnée relative à la santé, aux opinions ou à la vie privée des personnes.

Le Client ne recourt à l’assistant IA que pour des usages licites et s’interdit de lui soumettre des données qu’il n’a pas le droit de communiquer à un sous-traitant.

Le Service est hébergé sur une infrastructure exploitée par des prestataires tiers. WAPIX ne saurait être tenue responsable des interruptions, lenteurs, pertes de connectivité, défaillances ou incidents de sécurité imputables à ces prestataires d’hébergement, aux réseaux de télécommunication, au réseau Internet, ou à tout équipement ou logiciel du Client.

WAPIX met en œuvre des sauvegardes quotidiennes chiffrées de la base de données, répliquées sur une infrastructure distincte, dans le cadre d’une obligation de moyens. Ces sauvegardes ne constituent pas une garantie de restauration intégrale et ne dispensent pas le Client d’exporter et de conserver ses propres copies de ses données. Le Client est seul responsable de la conservation de ses exports.

Les opérations de maintenance planifiée sont réalisées en dehors des heures ouvrables et annoncées au Client au moins sept (7) jours à l’avance. Les mises à jour majeures susceptibles de modifier l’usage du Service sont annoncées par courriel au moins sept (7) jours avant leur déploiement, accompagnées de la liste des évolutions.

WAPIX peut suspendre temporairement l’accès au Service pour des raisons de sécurité, de maintenance d’urgence ou de préservation de l’intégrité du système, sans que cela ne constitue un manquement à ses obligations.

Le nombre d’utilisateurs n’est pas limité. Cette absence de limite s’entend au sein d’une seule et même entité juridique : un Abonnement couvre l’activité du Client tel qu’identifié par son numéro d’entreprise.

L’utilisation d’un même Abonnement pour l’activité de plusieurs entités juridiques distinctes, y compris au sein d’un même groupe, requiert la souscription de l’option multi-sociétés ou d’un Abonnement par entité. À défaut, WAPIX peut régulariser la facturation pour la période concernée et, après mise en demeure restée sans effet, suspendre le Service.

Le Client s’interdit de mettre le Service à disposition de tiers, notamment par revente, sous-licence, mise en commun ou hébergement de l’activité d’un tiers, hors programme partenaire expressément conclu avec WAPIX.

Le Service, son code, ses interfaces et ses contenus demeurent la propriété exclusive de WAPIX. La souscription confère au Client un droit d’usage personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée de l’Abonnement.

Le Client s’interdit de copier, décompiler, revendre ou mettre à disposition de tiers tout ou partie du Service, hors usage autorisé.

Les données, paramétrages, bibliothèques de prix, modèles de documents et contenus créés ou enrichis par le Client lui appartiennent et lui restent acquis. WAPIX ne les retire pas et n’en conditionne pas la restitution au paiement de sommes litigieuses ; les modalités d’export figurent à l’article « Données du Client et réversibilité ».

Les Données Client restent la propriété exclusive du Client. WAPIX agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD pour le traitement de ces données pour le compte du Client (voir la Politique de confidentialité).

Le Client peut exporter ses données à tout moment depuis le Service, aux formats tableur (CSV ou XLSX) pour les données structurées et PDF pour les documents émis, ainsi qu’au format UBL pour les factures.

En fin de contrat, l’accès en lecture et l’export demeurent ouverts pendant trente (30) jours. Au-delà, WAPIX procède à la suppression ou à l’anonymisation des données dans un délai de quatre-vingt-dix (90) jours, sous réserve des obligations légales de conservation. Sur demande écrite formulée avant l’échéance, WAPIX peut fournir un export complet de la base du Client, le cas échéant contre facturation du temps passé.

Pendant la durée de l’Abonnement et pendant douze (12) mois après son terme, chaque partie s’interdit de solliciter ou d’engager, directement ou par personne interposée, un collaborateur de l’autre partie avec lequel elle a été en contact dans le cadre de l’exécution du contrat.

En cas de manquement, la partie défaillante doit à l’autre une indemnité forfaitaire égale à six (6) mois de la rémunération brute de la personne concernée. Cet engagement est réciproque et ne fait pas obstacle à une candidature spontanée non sollicitée.

WAPIX peut citer le Client et reproduire son logo à titre de référence commerciale, sur son site et ses supports de présentation, sans divulguer aucune donnée relative à l’activité, aux chiffres ou aux clients du Client.

Le Client peut s’y opposer à tout moment, sans motif et sans frais, par simple demande écrite ; WAPIX retire la référence dans un délai raisonnable.

Chaque partie s’engage à préserver la confidentialité des informations non publiques de l’autre partie auxquelles elle accède dans le cadre du contrat, et à ne les utiliser que pour les besoins de son exécution.

Le Service comporte un assistant fondé sur l’intelligence artificielle, qui produit des BROUILLONS de textes (relances, mises en demeure, réponses à un ticket ou à un avis, résumés) et des commentaires d’indicateurs. Cette fonction est désactivée par défaut et son activation relève du Client.

Les contenus produits par l’assistant sont générés automatiquement et signalés comme tels dans l’interface. Ils constituent des propositions : l’assistant n’envoie rien, ne décide de rien et n’exécute aucune opération. Le Client relit, corrige et valide avant tout envoi ou toute décision.

La priorisation des tâches proposée par le Service repose sur des règles déterministes et NON sur un système d’intelligence artificielle. L’assistant n’évalue aucune personne et ne participe à aucune décision relative au personnel, au recrutement, à l’évaluation ou à la rémunération.

Comme tout système de ce type, l’assistant peut produire des formulations inexactes ou inadaptées. WAPIX ne garantit ni l’exactitude, ni l’exhaustivité, ni l’adéquation à un usage particulier des contenus générés, et décline toute responsabilité quant aux conséquences de leur envoi ou de leur utilisation par le Client, qui en demeure seul responsable.

Le Client peut choisir un moteur local, exécuté sur le serveur qui héberge déjà ses données, auquel cas aucune donnée n’est transmise à un tiers. À défaut, les données strictement nécessaires à la rédaction demandée sont transmises au sous-traitant désigné dans l’Accord de traitement des données.

WAPIX peut modifier le moteur, le modèle ou le fournisseur utilisé, ou suspendre la fonction, sans que cela n’affecte les autres fonctionnalités du Service ni ne constitue un manquement à ses obligations.

Certaines fonctionnalités dépendent de services exploités par des tiers, indépendants de WAPIX : réseau de facturation électronique Peppol et plateformes de dématérialisation, agrégation bancaire, prestataires de paiement, messagerie et SMS, moteur d’intelligence artificielle distant, agenda et boutique en ligne du Client.

WAPIX ne saurait être tenue responsable de l’indisponibilité, de la lenteur, de la modification unilatérale, de la tarification ou de l’arrêt de ces services tiers, ni des conséquences qui en résulteraient, notamment le retard ou l’échec de transmission d’une facture électronique.

En cas d’arrêt durable d’un service tiers, WAPIX s’efforce de proposer une alternative dans un délai raisonnable, sans garantie de fonctionnalités équivalentes.

WAPIX est tenue à une obligation de moyens. Sauf disposition légale impérative contraire, sa responsabilité ne saurait être engagée pour les dommages indirects ou immatériels, notamment : perte de chiffre d’affaires, de bénéfice, de production, de données, de clientèle ou d’opportunité, atteinte à l’image et préjudice commercial.

WAPIX décline en particulier toute responsabilité pour les dommages résultant : d’une indisponibilité, interruption, lenteur ou dysfonctionnement du Service ; d’une perte, altération ou corruption de données au-delà de ses mesures raisonnables de sauvegarde ; d’une défaillance de l’hébergeur, du serveur, du réseau ou d’Internet ; d’une cyberattaque, d’un accès non autorisé ou d’un logiciel malveillant survenus malgré la mise en œuvre de mesures de sécurité raisonnables ; d’une utilisation non conforme, d’une erreur de saisie ou de paramétrage du Client ; ou du non-respect par le Client de ses obligations légales (fiscales, sociales, comptables, en matière de protection des données).

En tout état de cause, et sauf faute lourde ou intentionnelle (dol) de WAPIX ou manquement à une obligation essentielle, la responsabilité totale et cumulée de WAPIX au titre du contrat, toutes causes confondues, est limitée au montant des sommes effectivement payées par le Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur du dommage.

Le Service est un outil de gestion : il ne se substitue pas aux conseils d’un comptable, d’un expert ou d’un conseil juridique. Le Client demeure seul responsable des déclarations, factures et documents qu’il établit au moyen du Service.

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d’un manquement résultant d’un cas de force majeure ou d’un événement échappant à son contrôle raisonnable (notamment panne d’un fournisseur d’hébergement ou de réseau, cyberattaque, décision des autorités).

WAPIX peut modifier les présentes CGV. Les modifications substantielles sont notifiées au Client. La poursuite de l’utilisation du Service après l’entrée en vigueur des nouvelles CGV vaut acceptation.

Les présentes CGV sont régies par le droit belge. Tout litige relatif à leur formation, leur interprétation ou leur exécution relève de la compétence exclusive des cours et tribunaux de l’arrondissement du siège social de WAPIX SRL, sauf disposition légale impérative contraire.

Mentions légales, WAPIX SRL, N° d’entreprise BE 0832.209.916, contact : [email protected].